Die Referentin / der Referent der Leitung Unterkünfte arbeitet täglich eng mit der Bereichsleitung zusammen, hält ihr den Rücken frei und denkt dabei aktiv mit. Die verantwortliche Person unterstützt die operative Koordination des Tagesgeschäfts, bereitet komplexe Sachverhalte entscheidungsreif auf und sorgt dafür, dass Informationen, Termine und Projekte zuverlässig laufen. Gleichzeitig ist die Rolle echter Knotenpunkt zwischen Leitungsebene, Mitarbeitenden, Auftraggebenden und weiteren Beteiligten – diskret, verlässlich und mit dem nötigen Überblick.
Die Grundlage dieser Arbeit ist strukturiertes, proaktives Mitdenken: Wer diese Rolle ausfüllt, wartet nicht auf Aufgaben, sondern erkennt Handlungsbedarf. Gesucht wird eine Person, die Dinge nicht nur erledigt, sondern sie aktiv verbessert. Mit Eigeninitiative, frischen Ideen und dem Mut, auch mal einen neuen Weg vorzuschlagen. Vorbereitung von Vergabeunterlagen und die Bearbeitung administrativer Anfragen aus den Gemeinschaftsunterkünften sind genauso fester Bestandteil des Alltags wie inhaltliche Rechercheaufträge, die Aufbereitung von Beiträgen für das Intranet oder die aktive Mitarbeit an der strategischen Auftragsakquise. Wer hier arbeitet, bewegt sich souverän zwischen strategischer Zuarbeit und operativem Detail und versteht beides als Teil derselben Verantwortung.
Unterstützung der Leitung Unterkünfte im Tagesgeschäft, bei Sonderprojekten und der operativen Umsetzung der Unternehmensziele und Aufträge
Aufbereitung komplexer Sachverhalte und Informationen als Entscheidungsgrundlage für die Leitung
Erledigung der anfallenden Korrespondenz und Bereitstellung/Sicherstellung von benötigten Unterlagen oder Informationen
Terminliche Nachverfolgung aller laufenden Projekte
Koordination/Organisation von Terminen, Besprechungen und Leitungsrunden (inklusive Technik, Bewirtung und Catering)
Protokollführung und Nachbereitung von Terminen
Inhaltliche Aufbereitung von Fach- und Informationsbeiträgen (Arbeitsprozesse, Anleitungen etc.) im firmeneigenen Intranet
Sicherstellung des Informationsaustauschs zu aktuellen und neuen Mitarbeitenden sowie zu unterkunftsbezogenen Themen mit der Qualitätssicherung des Landesamts für Flüchtlingsangelegenheiten und sonstige Auftraggeber
Erstellung, Pflege, Aktualisierung und kontinuierliche Erweiterung einer digitalen Mappe für Qualitätssicherung
Vorbereitung, Bereitstellung und Versand relevanter administrative wie inhaltliche Unterlagen für Vergabeverfahren
Monitoring laufender Vergabeverfahren auf Ausschreibungs- und Vergabeportalen
Bearbeitung und Koordination täglich anfallender Anfragen und administrativer Aufgaben aus den Gemeinschaftsunterkünften
Überwachung eingehender Zahlungen sowie Prüfung von Schlussrechnungen des Landesamts für Flüchtlingsangelegenheiten
Koordination allgemeiner Bestellvorgänge und administrativer Beschaffungen
Bearbeitung von Rechercheaufträgen zu aktuellen sowie projektspezifischen Themenbereichen
Erstellung, Pflege und regelmäßige Aktualisierung der Meldeketten
Darum passen Sie zu uns
Sie freuen sich auf eine sinnvolle und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem integrativen Umfeld
Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
sowie einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Referentin/Referent oder Office Management mit inhaltlicher Zuarbeit
Sie haben bereits Erfahrungen in organisatorischen und koordinierenden Tätigkeiten
Sie haben eine aufgeschlossene, freundliche und empathische Persönlichkeit mit hoher Motivation und Begeisterung für zivilgesellschaftliches Engagement, interkultureller Kompetenz sowie die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Selbstreflexion
Sie haben solide Kommunikationsfähigkeiten, gepflegte Umgangsformen sowie ein hohes Maß an Selbständigkeit, Organisationstalent und Proaktivität
Ihr Arbeitsstil ist diskret, zuverlässig und loyal
Sie pflegen einen routinierten Umgang mit modernen Kommunikationsmedien
Sie weisen ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis ohne Eintrag vor
Ihre Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind verhandlungssicher
Sie bringen gute EDV-Anwenderkenntnisse mit
Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
Darum passen wir zu Ihnen
Wertschätzende Arbeitsatmosphäre, die geprägt ist von einem tiefen Verständnis für Menschen
Familienfreundliche Unternehmenskultur
Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
Strukturiertes Einarbeitungskonzept und Hospitationen an allen Standorten
Jährliches Fortbildungsbudget sowie 10 Tage Freistellung für Fort- und Weiterbildungen
Monatliche KI-Pauschale
Kostenübernahme des Deutschland-Tickets
32 Tage Jahresurlaub
Kostenfreie Möglichkeiten der externen Sozialberatung durch das Fürstenberg Institut
Angebot einer betrieblichen Altersvorsorge
So finden wir zusammen
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen, sowie der Angabe wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind.
Uns sind alle Menschen gleichermaßen willkommen, ungeachtet ihres Geschlechtes, ihres Alters, ihrer Herkunft, ihrer sexuellen Orientierung oder körperlichen Verfassung. Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Bei Fragen oder Anmerkungen wenden Sie sich gerne an Frau Miriam Pospiech unter bewerbung@tamaja.de.