Unsere gut 2.100 hauptamtlichen und über 800 ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter engagieren sich Tag für Tag – das christliche Menschenbild vor Augen, den Auftrag unseres Gründers Lorenz Werthmann im Sinn: kompetent, effizient und transparent. Gegliedert in die Bereiche Familien und Bildung, Alter und Soziale Dienste, Arbeit und Berufliche Kompetenzen sowie Wohnen und Beratung leisten wir täglich aufs Neue Beiträge zu einem gelingenden sozialen Leben.
Unsere Stabsstelle der Informationstechnik und Digitalisierung des Caritasverband Freiburg-Stadt e.V betreut rund 1.000 Clients in den rund 90 Diensten und Einrichtungen für Menschen in unterschiedlichen Lebenslagen. Die IT-Infrastruktur umfasst ein eigenes Rechenzentrum, Cloud-Dienste, ein zentrales Firmennetzwerk sowie die Bereitstellung von Anwendungen über Citrix. Gemeinsam mit externen Partnern sorgen wir für einen stabilen Betrieb und die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer IT-Landschaft.
Zur Unterstützung unserer Stabsstelle IT und Digitalisierung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt oder nach Vereinbarung eine engagierte Teamassistenz (w/m/d) (60-100%).
Ihre Aufgaben
Als Teamassistenz unterstützen Sie die IT-Leitung bei organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben. Sie schaffen Transparenz, koordinieren Abläufe und tragen dazu bei, dass IT- und Digitalisierungsthemen effizient gesteuert werden.
IT-Office & Assistenz
Organisation, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
Unterstützung der IT-Leitung im operativen Tagesgeschäft
IT-Beschaffung, Auftragswesen & Controlling
Erstellung von Bestellanforderungen und Unterstützung bei der Beschaffung von Hard- und Software
Anlage, Pflege und Überwachung von IT-Aufträgen und Investitionen
Unterstützung im IT-Controlling, insbesondere bei Budgetübersichten, Kostenverfolgung und Auswertungen
Vertrags-, Lizenz- und Assetmanagement
Verwaltung und Fristenüberwachung von IT-Verträgen, Wartungsverträgen und Softwarelizenzen
Vorbereitung und Unterstützung bei Lizenzprüfungen und Audits
Pflege und Inventarisierung des IT-Asset-Bestands
IT-Projekt- und Providerunterstützung
Organisation und Dokumentation von IT-Projekten und Projektbesprechungen
Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern
IT-Organisation & Service
Planung und Organisation von Dienstreisen im IT-Bereich
Pflege von IT-Dokumentationen, Intranet-Inhalten und Anwenderinformationen
Bearbeitung einfacher Service-Tickets und Koordination von Anfragen
IT-Compliance
Unterstützung bei Compliance-Anforderungen sowie bei der Zusammenstellung erforderlicher Nachweise und Dokumentationen
Ihre Qualifikationen
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Idealerweise Berufserfahrung im IT-Umfeld oder in einer technischen Organisationseinheit
Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie hohe Service- und Kommunikationsorientierung
Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel und Teams
Kenntnisse in Ticket-Systemen, Lizenzmanagement oder IT-gestützten Prozessen sind von Vorteil
Interesse an Digitalisierungsthemen und technischen Zusammenhängen
Wir bieten Ihnen
eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Schnittstellenfunktion zwischen IT, Fachbereichen und externen Dienstleistern
ein sinnstiftendes und dynamisches Arbeitsumfeld mit Gestaltungsmöglichkeiten
flexible Arbeitsbedingungen und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten
individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
eine attraktive Vergütung nach den AVR des Deutschen Caritasverbandes
Jahressonderzahlung
zusätzliche Altersvorsorge über die Kirchliche Zusatzversorgungskasse (KZVK)
30 Tage Urlaub (bei Vollzeit)
Hansefit
JobRad
Zeitwertkonto
Wissenswertes
Die Einstellung erfolgt zunächst befristet mit der Option auf Entfristung
Auf die Unterlagen von Bewerberinnen und Bewerbern mit Behinderung freuen wir uns besonders