Kantine und Zuschuss zum Mittagessen

Was ist eine Kantine und welche Möglichkeiten gibt es?

Früher hatten Kantinen eher den Charme von Turnhallen und boten eher aufgewärmte Speisen an. Heutzutage sehen firmeneigene Kantinen eher wie moderne Restaurants aus. Sie bieten den Angestellten nicht nur die Möglichkeit, gut und gesund zu essen, sondern auch den Austausch mit Kollegen.

Immer mehr Unternehmen aus verschiedenen Branchen erkennen den Nutzen, wenn ihre Mitarbeiter in der Mittagspause etwas Gesundes zu sich nehmen und gestärkt an den Arbeitsplatz zurückkehren. Manche Kantinen in Großstädten sind so gut, dass sogar externe Gäste dort essen gehen.

Aber auch, wenn das Unternehmen keine eigene Kantine hat, gibt es Möglichkeiten für Arbeitgeber, ihre Angestellten bei einer ausgewogenen Mittagsmahlzeit zu unterstützen.

Durch einen Zuschuss zum täglichen Mittagessen können Arbeitgeber ihren Angestellten eine steuerfreie Unterstützung bieten. Das führt zu einem günstigen Mittagessen für den Arbeitnehmer und gleichzeitig zu einer Lohnkostensenkung für das Unternehmen.

Tipp:

Anstelle von Papier-Essenmarken können Arbeitgeber heutzutage auch elektronische Essensgutscheine anbieten. Über spezielle Bezahl-Apps erhalten die Mitarbeiter täglich einen Betrag, mit dem sie in Restaurants, Bäckereien oder Imbissen bezahlen können.

Eine andere Möglichkeit ist die Kooperation mit nahegelegenen ausgewählten Restaurants. Das Unternehmen hat dabei mehr Einfluss auf das Essen als bei einem freien Gutschein. Die Mitarbeiter profitieren von kurzen Wegen in der Mittagspause und gesundem Essen.

Wann ist die Verpflegung vom Arbeitgeber steuerfrei?

Es gibt bestimmte Regeln, die beachtet werden müssen, um die Verpflegung vom Arbeitgeber steuerfrei zu erhalten.

Die Frage ist, ob es sich um einen steuerpflichtigen Sachbezug handelt oder nicht. Annehmlichkeiten wie freie Getränke, Obst oder Kekse gelten für den Fiskus nicht als Sachbezug und sind somit steuer- und abgabenfrei. Kritischer wird es, wenn zum Beispiel ein belegtes Brötchen zum Kaffee gereicht wird. Hier gab es in der Vergangenheit Diskussionen zwischen Finanzbehörden und Gerichten über die Abgrenzung zwischen Annehmlichkeit und Sachbezug.

Kürzlich entschied der Bundesfinanzhof, dass Kaffee und ein unbelegtes Brötchen keine vollständige Mahlzeit darstellen.

Was ist steuerpflichtig?

Wird auf dem Brötchen jedoch Käse, Tomaten und Salat serviert, handelt es sich laut dem Fiskus um eine Mahlzeit, die pauschal versteuert wird.

Gleiches gilt für Essensgutscheine. Dabei darf der Wert der Gutscheine für Mahlzeiten am Mittag oder Abend maximal über dem Sachbezugswert liegen. Bei einem Zuschuss bleibt der Betrag unter dem Sachbezugswert steuerfrei.

Wie wird versteuert?

Wenn ein Mitarbeiter einen Sachbezug vom Arbeitgeber erhält, muss dieser als Lohn versteuert und Sozialabgaben abgeführt werden. Unternehmen können jedoch einen Teil des Betrags pauschal versteuern, um die Mitarbeiter nicht zu belasten. Dadurch erhalten die Angestellten den Gutschein brutto für netto.

Mit Ausnahmen punkten

Es gibt eine Möglichkeit, die Steuerpflicht zu umgehen. Wenn der Arbeitnehmer durchschnittlich mindestens den Sachbezugswert selbst für die Mahlzeiten trägt, liegt kein Arbeitslohn vor.

Unternehmen sollten darauf achten, dass sie pro Tag nur eine Mahlzeit subventionieren. Für jede weitere Mahlzeit würde wieder die Steuerpflicht greifen.

Der maximale steuerfreie Sachbezug für Mittagessen liegt bei einem bestimmten Betrag pro Monat. Wenn sich der Arbeitgeber auf eine bestimmte Anzahl an Essensmarken pro Monat pro Mitarbeiter beschränkt, ist er auf der sicheren Seite. Denn bei mehr Essensgutscheinen greift die gesetzliche Überwachungspflicht, wodurch Unternehmen bereits gewährte Zuschüsse bei Abwesenheitstagen wie Dienstreisen, Krankheitszeiten oder Urlaub zurückfordern müssten. Dies würde zusätzlichen bürokratischen Aufwand bedeuten.

Tipp:

Dienstreisen oder außergewöhnliche Arbeitsessen gelten als Tätigkeiten im betrieblichen Interesse. Hier können Unternehmen Getränke und Essen im Wert von maximal einem bestimmten Betrag für die Teilnehmer bezahlen. Diese Freigrenze sollte nicht überschritten werden, da bereits ab einem Cent mehr Steuern und Sozialabgaben auf den Gesamtbetrag fällig werden.

Vorteile für den Arbeitgeber

Ein Arbeitgeber positioniert sich mit Jobangeboten inklusive Kantinen oder Essenszuschüssen als modernes Unternehmen. Durch eine gesunde und ausgewogene Mittagsmahlzeit können Fehltage und Krankenstände nachweislich reduziert werden. Zudem profitieren Unternehmen von niedrigeren Lohnkosten.

Vorteile für den Arbeitnehmer

Arbeitnehmer profitieren von einer warmen Mahlzeit und einem angenehmen Umfeld in der Kantine, was den Austausch mit Kollegen fördert. Kurze Wege und ein angenehmes Umfeld während der Pausen sind von großem Mehrwert. Zusätzlich erhalten Arbeitnehmer durch eine Kantine oder Essensgutscheine eine zusätzliche monatliche Vergütung, die steuerfrei ist.