Was ist eine Kantine und welche Möglichkeiten gibt es außerdem?

In den sechziger Jahren hatten sie noch den Charme von Turnhallen und boten auch eher aufgewärmtes Essen als frisch gekochte Speisen an. Heute sieht das anders aus und so erscheinen firmeneigene Kantinen eher wie moderne Restaurants, in denen Angestellten nicht nur die Möglichkeit haben gut und gesund zu essen, sondern auch gerne mit Kollegen ins Gespräch kommen.

Immer mehr Unternehmen aus den verschiedensten Branchen erkennen, dass sie davon profitieren, wenn ihre Mitarbeiter etwas Gesundes und Gehaltvolles in der Mittagspause zu sich nehmen und erfrischt und gestärkt an den Arbeitsplatz zurückkehren, anstatt im Fast-Food-Koma zwei Stunden lang vor sich hin zu dösen und dadurch viel schneller an zu hohem Blutdruck oder Diabetes leiden. Manche Kantinen in Großstädten sind so gut, dass sogar auswärtige Gäste dort essen gehen.

Doch auch, wenn das Unternehmen keine eigene Kantine anbieten kann, gibt es ausreichend Möglichkeiten für Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass ihre Angestellten in der Mittagspause ausgewogen speisen können.

Mit einem Zuschuss zum täglichen Mittagessen von 6,67 € können Arbeitgebern ihren Angestellten einen steuerfreien Beitrag zukommen lassen und sie somit bei der Finanzierung ihres Mittagessens unterstützen. Das führt nicht nur zu einem günstigen Lunch für den Angestellten, sondern auch zur Lohnkostensenkung für das Unternehmen.

Eine andere Variante der Unterstützung bieten Kooperationen mit nahe gelegenen ausgesuchten Restaurants. Hier hat das Unternehmen etwas mehr Einfluss auf das Essen als mit einem freien Gutschein. Der Mitarbeiter profitiert von kurzen Wegen in der Mittagspause und einem gesunden Essen.

Wann ist die Verpflegung vom Arbeitgeber steuerfrei?

Natürlich sorgt der Fiskus dafür, dass es nicht ganz so einfach geht mit der Steuerfreiheit, daher gibt es ein paar Dinge zu beachten.

Die Frage ist immer, ob ein steuerpflichtiger Sachbezug vorliegt oder nicht. Annehmlichkeiten wie freie Getränke, Obst oder Kekse gelten für den Fiskus nicht als Sachbezug und sind somit steuer- und abgabenfrei. Kritisch wird es schon, wenn es zum Kaffee ein belegtes Brötchen gibt. Und so stritten sich in der Vergangenheit Finanzbehörden und Gerichte unter welchen Umständen eine Annehmlichkeit zu einem Sachbezug wird.

So entschied kürzlich der Bundesfinanzhof in einem Urteil (Az. VI R 36/17), dass Kaffee und ein unbelegtes Brötchen keine vollständige Mahlzeit darstellen.

Was ist steuerpflichtig?

Befinden sich, um beim obigen Beispiel zu bleiben, auf dem Brötchen etwas Käse, Tomaten und Salat, geht der Fiskus von einer Mahlzeit aus. In so einem Fall wird diese vom Finanzamt pauschal versteuert. Seit 01.01.2022 wird ein Frühstück mit einem Sachbezugswert von 1,87 € und ein Mittag- bzw. Abendessen mit 3,57 € angerechnet.

Das Gleiche gilt auch bei Essensgutscheinen. Dabei muss beachtet werden, dass der Wert der Gutscheine für Mahlzeiten am Mittag oder Abend maximal 3,10 € über dem Sachbezug liegen darf. So bleibt bei einem Zuschuss von maximal 6,67 € der Zuschuss von 3,10 €  über dem Sachbezugswert von 3,57 € steuerfrei.

Wie wird versteuert?

Erhält ein Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber einen Sachbezug, muss der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer diese als Lohn versteuern und Sozialabgaben abführen. Um Mitarbeiter nicht damit zu belasten, können die Unternehmen den Betrag mit 25 % pauschal versteuern, sodass die Angestellten auf diese Weise den Gutschein Brutto für Netto erhalten.

Mit Ausnahmen punkten

Es gibt eine Möglichkeit, die Steuerpflicht abzuwenden. Trägt der Arbeitnehmer durchschnittlich mindestens einen Eigenanteil der Mahlzeiten in Höhe des Sachbezugswertes von 3,57 € selbst, liegt kein Arbeitslohn vor.

Unternehmen müssen darauf achten, dass sie nur eine Mahlzeit pro Tag sponsern. Für alle weiteren würde wieder die Steuerpflicht greifen.

Monatlich liegt der maximale steuerfreie Sachbezug für Mittagessen seit 01.01.2022 bei 107,00 €. Beschränkt sich der Arbeitgeber auf 15 Essensmarken im Monat pro Mitarbeiter, ist er auf der sicheren Seite. Denn, werden mehr als diese 15 Essensgutscheine ausgegeben, greift die gesetzliche Überwachungspflicht. Das würde bedeutet, dass Firmen für Abwesenheitstage wie Dienstreisen, Krankschreibungen oder Urlaub bereits gewährte Zuschüsse zurückfordern müssten, was einen zusätzlichen bürokratischen Aufwand benötigt.