Mitarbeiter/in am Empfang-Jobs: Berufsbild, Aufgaben & Gehalt

Als Mitarbeiter/in am Empfang verkörperst du den ersten Eindruck des Unternehmens auf die Kundschaft oder die Besucher/innen. Meist sitzt du zentral am Empfang oder direkt in der Eingangshalle und begrüßt die Gäste und hilfst diesen mit ihren Anliegen und Fragen. Dazu gehört eine enge Zusammenarbeit mit allen Abteilungen und eine sehr gute Kenntnis des Unternehmens und der richtigen Ansprechpartner für die Kundschaft und deren Bedürfnisse.

Welche Aufgabe übernimmt ein/e Mitarbeiter/in am Empfang?

Mitarbeiter/innen am Empfang begrüßen die Gäste und helfen ihnen dabei, Zutritt zum Gebäude oder dem Ansprechpartner zu bekommen und den Weg dorthin zu finden. Hier werden Besucher/innen oft zentral angemeldet und für diese durch die Empfangsmitarbeiter/innen ein Besucherausweis erstellt, der dann am Besuchstag ausgehändigt wird. Oftmals müssen Mitarbeiter/innen im Empfang die Ankunft- und Abfahrtzeit dokumentieren und die Kundschaft über besondere Schutzmaßnahmen aufklären. Dies gilt insbesondere als Mitarbeiter/in am Empfang in großen Konzernen oder anderen Unternehmensbereichen, die zum Sicherheitsbereich zählen und nur befugten Besuchern/innen Zugang gewähren.

Der Empfang kann sich direkt zentral im Betrieb befinden oder auch in einer Fachabteilung oder einem betriebsinternen Schulungszentrum angegliedert sein, so dass die Aufgabengebiete je nach Jobs und Stellenausschreibung variieren können und unterschiedliche Kompetenzen erfordern. In kleinen Unternehmen übernimmt der Empfang meist auch die Telefonzentrale und ist erste/r Ansprechpartner/in für externe und interne Kundschaft.

Welche Voraussetzungen braucht man für den Beruf als Mitarbeiter/in am Empfang?

Die formalen Voraussetzungen, um als Mitarbeiter/in am Empfang zu arbeiten, umfassen eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. In vielen großen, international tätigen Firmen sind dazu Fremdsprachenkenntnisse und erste Erfahrung in der Kundenbetreuung und einem kaufmännischen Einsatzgebiet Voraussetzung.

Empfangsmitarbeiter/innen sollten technisch affin sein, gerne telefonieren und ein gutes Gespür für die Priorisierung ihrer täglichen Arbeit mitbringen. Außerdem sollten sie Spaß an der Arbeit haben und nicht scheuen, sich im Unternehmen gut zu etablieren, um einen guten Draht zu den Ansprechpartnern und Fachabteilungen aufzubauen.

Neben den Hard Facts sind vor allem einige Soft Skills für den Einsatz als Mitarbeiter/in am Empfang gefragt. Hierzu zählen auf jeden Fall Kommunikationskompetenzen und Spaß am Umgang mit Menschen. Außerdem ist es hilfreich, über persönliche Fähigkeiten, wie Empathie und einen offenen Zugang auf Menschen, zu verfügen. Stressresistenz und Spaß daran, auf sein eigenes Erscheinungsbild zu achten und sich selbst als Visitenkarte und ersten Eindruck des Betriebs zu sehen, sind ebenfalls wichtige Voraussetzungen für diesen Job.

Wie viel Gehalt bekommt ein/e Mitarbeiter/in am Empfang?

Die Jobs für Mitarbeiter/innen am Empfang variieren. So unterschiedlich wie die Aufgabengebiete sind auch die Branchen und Aufgabenfelder, die Mitarbeiter/innen am Empfang erfüllen. So kann ein/e Mitarbeiter/in am Empfang in einem Hotel tätig sein und wird dort aufgrund der zugrundeliegenden Tarifverträge meist deutlich weniger verdienen als ein/e Empfangsmitarbeiter/in in einem Autohaus. Auch hier variiert das Gehalt meist nach Bundesland und Einsatzort.

Empfangsmitarbeiter/innen verdienen je nach Stellenangebot zwischen 2000 und 2300 Euro brutto im Monat. Wenn sie ein Empfangsteam leiten, ist das Gehalt aufgrund der personellen Verantwortung meist deutlich höher und erreicht 3000 Euro und mehr im Monat.

Oftmals sind im Gehaltspaket besondere Vergütungen enthalten. Diese können Vorteilsverträge sein, bei denen die Mitarbeiter/innen am Empfang kostengünstiger die Produkte des Unternehmens kaufen können. In der Hotellerie ist oft die Verpflegung im Hotelrestaurant bereits inkludiert.

Die Einstiegsgehälter für Mitarbeiter/innen am Empfang, die direkt nach der Schule oder der Ausbildung in diesem Job starten liegen bei 1800 Euro. Um sich gehaltlich mit zunehmender Berufserfahrung entsprechend weiterentwickeln zu können, sollte direkt im Vorstellungsgespräch die Möglichkeit eines Karriereplans angesprochen werden, der beispielsweise einen jährlichen Anstieg des monatlichen Bruttolohns vorsieht und vertraglich festlegt.

Quereinstieg: Voraussetzungen für den Einstieg als Mitarbeiter/in am Empfang

Die Chancen für einen Quereinstieg als Mitarbeiter/in am Empfang stehen gut. Oft werden Personen mit Vorerfahrung aus anderen Branchen und Berufen bevorzugt eingestellt. Dies gilt vor allem, wenn sie bereits Erfahrung in der komplexen Arbeit am Empfang mitbringen, Kenntnisse in besonderen Verwaltungssoftware-Programmen oder anderen Computerprogrammen vorweisen können, die für die Tätigkeit relevant sind. Auch Fremdsprachenkenntnisse sind in vielen Betrieben beliebt und sind ein Türöffner für Quereinsteiger/innen als Mitarbeiter/innen am Empfang.

Lohnend ist es schon in der Bewerbung auf die Soft Skills und somit auf die besonderen persönlichen Fähigkeiten einzugehen, die für diesen Job unabdingbar sind. Hierzu zählt die Freude am Umgang mit Menschen, sehr gute Kommunikationskompetenzen und der Spaß daran, als Visitenkarte des Betriebs zu fungieren und sich gleichzeitig der Verantwortung der Tätigkeit und die Bedeutung der Stelle für das Gesamtunternehmen bewusst zu sein.

Die Zukunftsaussichten sind in den Empfangstätigkeiten sehr gut. Die Anzahl der Stellenangebote nimmt stetig zu. Immer mehr Unternehmen entlasten die teuren Fachangestellten um Tätigkeiten, wie das Vereinbaren von Terminen, Organisieren von Kundenbesuchen etc. Diese Tätigkeiten werden dann meist an einen zentralen Empfang übergeben.

Außerdem nimmt die Nachfrage an einem Outsourcing des Empfangs zu. So mieten immer mehr Firmen Bürogebäude und Büros an, in denen sich dann Betriebe der verschiedensten Branchen und Bereiche einen gemeinsamen Empfang teilen. Die Aufgabenbereiche sind dann je nach Branche, Stellenagebot und anfallenden Tätigkeiten sehr unterschiedlich, so dass sehr individuelle Kompetenzen und die Bereitschaft zum lebenslangen Lernen und eine hohe Dienstleistungsbereitschaft Voraussetzung für einen erfolgreichen Quereinstieg sind.