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Rezeptionist-Jobs: Berufsbild, Aufgaben & Gehalt

Ein/e Rezeptionist/in wird auch als Verwaltungsassistent/in bezeichnet und ist eine Person, die verschiedene administrative Aufgaben. Dazu gehören die Beantwortung von Telefonanrufen und die Erteilung von Informationen an die Öffentlichkeit und die Kundschaft. Rezeptionist/innen sind oft die ersten Mitarbeitende, mit denen die Öffentlichkeit in Kontakt kommt. Sie sind dafür verantwortlich, einen guten ersten Eindruck für die Organisation zu hinterlassen, was sich auf den Erfolg des Unternehmens auswirken kann.

Die Rezeption wird als erstes Aushängeschild des Unternehmens im persönlichen Kontakt wahrgenommen, denn die meisten Kund/innen treten erstmalig mit der Organisation in Kontakt, wenn sie in den Geschäftsräume an den Empfang treten und um Auskunft bitten. Umso größer ist die Verantwortung, die Rezeptionist/innen auf ihren Schultern tragen.

Die Berufsaussichten für Rezeptionisten sind sehr gut, denn der Anspruch an qualifizierten Empfangsmitarbeiter/innen ist in allen Branchen hoch. In diesem Bereich ist immer noch die menschliche Arbeitskraft, Flexibilität und Serviceorientierung gefragt. Bei Jobblitz findest du freie Stellenangebote als Rezeptionist/in, unter anderem in Berlin, München und Frankfurt am Main.

Welche Aufgabe übernimmt ein/e Rezeptionist/in?

Ein/e Rezeptionist/in nimmt Gäste in Empfang, erledigt administrative Aufgaben, nimmt Anrufe entgegen und stellt die Verbindung zwischen dem Gast und der jeweiligen Abteilung her. Rezeptionist/innen haben darüber hinaus in der Regel folgende Aufgaben:

  • Telefonanrufe entgegennehmen, prüfen und weiterleiten
  • Begrüßung von Kundschaft und anderen Besucher/innen und Begleitung zu bestimmten Zielen
  • Sie tragen zur Sicherheit des Büros bei, indem sie helfen, den Zugang von Gästen zu überwachen
  • Abrufen oder Versenden von Informationen oder Dokumenten mithilfe eines Computers, der Post oder eines Faxgeräts
  • Durchführung anderer administrativer Unterstützungsaufgaben, wie z. B. das Führen von Terminkalendern
  • Kopieren, Ablegen und Pflegen von Dokumenten und Unterlagen
  • Sammeln, Sortieren, Verteilen und Vorbereiten von Post- und Kuriersendungen
  • Bearbeiten und Vorbereiten von Reisebelegen oder anderen Dokumenten

Obwohl einige der Aufgaben für die meisten Rezeptionist/innen gleich sind, variieren ihre spezifischen Verantwortlichkeiten je nach Arbeitseinrichtung:

  • So nehmen Empfangsmitarbeiter/innen in Krankenhäusern und Arztpraxen z. B. die persönlichen und versicherungstechnischen Daten der Patient/innen auf und leiten sie in das richtige Wartezimmer.
  • In Unternehmenszentralen können sie Besucher/innen begrüßen und die Terminplanung für den Sitzungssaal oder den gemeinsamen Konferenzbereich verwalten.
  • In Schönheits- oder Friseursalons vereinbaren sie Termine, leiten die Kundschaft zum Friseur und können als Kassierer/innen fungieren.
  • In Fabriken, großen Unternehmen und Behörden können Rezeptionist/innen Ausweise für Gäste ausstellen und Begleitpersonen organisieren, die sie zum richtigen Büro bringen.
  • Mitarbeiter/innen von Bus- und Bahnunternehmen beantworten Anfragen von Fahrgästen zu Abfahrten, Ankünften, Haltestellen und anderen damit verbundenen Angelegenheiten.

Rezeptionist/innen benutzen das Telefon, Computer und andere elektronische Geräte. Trotz des weit verbreiteten Einsatzes von Voicemail oder anderen automatisierten Systemen, nehmen viele Empfangsmitarbeiter/innen immer noch Nachrichten entgegen und informieren andere Mitarbeitende über die Ankunft von Besucher/innen oder die Stornierung von Terminen. Wenn sie nicht beschäftigt sind, wird von Empfangsmitarbeiter/innen in der Regel erwartet, dass sie anderen Verwaltungsmitarbeitenden helfen, indem sie eine Vielzahl von Büroaufgaben erledigen.

Welche Voraussetzungen braucht man für den Beruf als Rezeptionist/in?

Als Rezeptionist/in solltest du eine ausgeprägte Persönlichkeit haben. Logisch und effizient agieren, ordnungsliebend, organisiert und extrovertiert zu sein, sollte deinem Charakter entsprechen. Nützlich ist es auch, wenn du ehrgeizig, durchsetzungsfähig, energisch, enthusiastisch, selbstbewusst und optimistisch bist. In jedem Fall musst du als gute/r Rezeptionist/in hilfsbereit, tolerant und offen sein.

Obwohl Empfangsmitarbeiter/innen in fast allen Branchen arbeiten, sind viele von ihnen im Gesundheits- und Sozialwesen tätig, z. B. in Arztpraxen, Krankenhäusern und Pflegeheimen. Rezeptionist/innen, die Besuchende begrüßen, arbeiten normalerweise in Bereichen, die gut sichtbar, sauber, gut beleuchtet und relativ ruhig sind. Die meisten befinden sich in einer komfortablen Büroumgebung.

Manchmal kann die Arbeit als Rezeptionist/in ermüdend, repetitiv und stressig sein, da du den ganzen Tag damit verbringst, klingelnde Telefone zu beantworten und zum Teil auf schwierige oder wütende Anrufer/innen zu treffen. Einige Rezeptionist/innen, einschließlich derer, die in Krankenhäusern und Pflegeheimen arbeiten, müssen möglicherweise abends und am Wochenende arbeiten. Dies spiegelt sich jedoch definitiv im Gehalt wider. Auf unserer der Jobbörse Jobblitz findest du Stellenangebote als Rezeptionist/in in allen größeren deutschen Städten, wie z. B. Hamburg, Stuttgart oder Nürnberg.

Was verdient man als Rezeptionist/in?

Das durchschnittliche Monatsgehalt brutto für eine/n Rezeptionist/in in Deutschland liegt bei etwa 1900 Euro, was einem jährlichen Bruttogehalt von 22.800 Euro entspricht. Je Erbringung von Schicht- und/oder Wochenendarbeit erhält der/die Mitarbeitende weitere Zulagen, sodass dieser Wert in den meisten Fällen nur als Grundgehalt angesehen werden sollte. Auch die vorherige Qualifizierung des/der Rezeptionist/in spielt bei der Gehaltseinstufung eine Rolle.

Quereinstieg: Voraussetzungen für den Einstieg als Rezeptionst/in

Jobs an der Rezeption eignen sich hervorragend für Quereinsteiger/innen, da es keine offizielle Ausbildungsanforderungen für Rezeptionist/innen gibt. Berufliche Erfahrung in der Gastronomie, im Bürobereich, im Hotelgewerbe oder allgemein in einem Dienstleistungsberuf sind allerdings von Vorteil. Ein ausgeprägtes Servicebewusstsein, ein Problemlösungsansatz, Kundenorientierung, ein freundliches, kompetentes Auftreten und ein gepflegtes Äußeres runden das Profil eines/einer Rezeptionist/in ideal ab. Auch eine gute Menschenkenntnis ist eine geschätzte Eigenschaft in diesem Beruf.

Der Aufstieg an der Rezeption ist grundsätzlich möglich, wenn der/die Rezeptionist/in hervorragende Leistungen erbringt und das Unternehmen einen spürbaren Mehrwert wahrnimmt. Dies ist insbesondere in größeren Hotels, aber auch in Krankenhäusern möglich.